El tiempo

"COMO SIEMPRE:  LO URGENTE NO DEJA TIEMPO PARA LO IMPORTANTE."

Que el tiempo es un recurso nadie, a esta altura lo duda.

Que es un recurso no renovable, tampoco nadie se atreve a negarlo.

Que gestionamos al tiempo, al menos, igual que al resto de los recursos; NADIE pero NADIE se atreve asegurarlo…

Y si tiempo es un recurso que no podemos ahorrar; y si se malgasta o derrocha no podemos adquirir; y si lo administramos bien y nos sobra no lo podemos vender; porque entonces nadie en nuestra empresa piensa en gestionar el tiempo.

Los demás recurso son planificados, organizados, dirigidos y controlados por un área o departamento especifico. Personal, por RRHH o Área Personal (Este tema será tratado más adelante); Material, por Logística o Material, el dinero, por Finanzas y puedo continuar mencionando recursos y áreas, departamentos u oficinas.

Puede alguien pensar que el tiempo al ser de toda la Organización, no podría pertenecer a un área específica. El dinero no es de toda la Organización? El personal no es de toda la Organización? El material tampoco lo es? Acaso el Personal no es sinónimo de dinero y el material no es sinónimo de capital? Y el tiempo no debería ser tratado de igual manera?

Que es la Administración del tiempo?

Se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.

Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Lo podríamos llamar un recurso intangible?

Se denominan así al “conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos derechos se compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios".

En base a la definición, podríamos considerarlo un recurso intangible que si bien no es factible de amortizar, ni se tiene un derecho adquirido sobre el, si es comparable a la reputación y la cultura.

Tampoco aparece en los estados contables y su valor es difícil d valuar.

El tiempo cobra valor cuando hablamos de proyectos y plazos en que podemos recuperar la inversión. Ahí tomamos conciencia del valor económico de las horas, días, meses…

En una Organización logística tal vez la noción del tiempo la relacionamos con las horas hombres y planificamos las actividades tratando de “gastar” lo menos posible valorando cada función, actividad y tarea en ‘HORAS HOMBRES”, pero este concepto es finito y limitado a la producción.

Cuántas reuniones empiezan 5 minutos más tarde?

Cuántos minutos esperamos sentados hasta que nos atienda el “Jefe”?

Cuantos horas al día perdemos contestando mail y respondiendo innumerables informes?

Estas actividades las medimos en “Horas Hombre”?

Que característica tiene el Recurso TIEMPO?

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. 

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Imaginemos un Quirófano, se atreverían a disponer de uno en su empresa y no tener planificado su uso para el máximo rendimiento? Seguro que lo tendría habilitado y valuaría cada hora

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN.

Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.

El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.

Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.

RECOMENDACIONES:

En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarían más todavía.

El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.

Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.

Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las trivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo, considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el resto de la semana.

Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondrá de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.

Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son importantes desde el punto de vista de empresa

El mito de la actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa.

 En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige".

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial"

Mañana continuamos analizando "El tiempo" con:

1. El cambio

2. Distintos enfoques.

Martín SPENA